No solo cuenta el número de comprobantes

Externalizar la contabilidad puede ser útil cuando la administración desplaza habitualmente la actividad principal o las cifras fiables llegan tarde. El crecimiento, nuevas contrataciones o procesos más complejos también pueden aumentar el trabajo. Identifique qué funciona bien internamente y dónde el apoyo profesional aportaría un beneficio concreto.

Compare la carga real

Durante un mes representativo, registre el tiempo dedicado a buscar documentos, contabilizar operaciones, responder consultas y conciliar cuentas. Compare ese esfuerzo con una propuesta claramente definida. Incluya programas, puesta en marcha y coordinación continua. Una tarifa básica baja no basta si los servicios esenciales se facturan aparte.

Puntos que debe acordar

• Alcance: ¿qué tareas se externalizan y cuáles conserva usted?
• Proceso: ¿quién entrega los documentos, responde consultas y autoriza pagos?
• Resultados: ¿qué informes recibirá y en qué plazos?
• Datos: ¿cómo se gestionan acceso, conservación, exportación y cambio de proveedor?

Organice la transición

Un conjunto delimitado de tareas o una fecha de traspaso clara facilita el inicio. Concilie saldos iniciales y partidas pendientes y acuerde revisiones periódicas. La dirección debe conservar visibilidad y procedimientos claros de autorización. Tras una primera fase, compruebe si las cifras llegan a tiempo y si la carga interna disminuye realmente. HERA Accounts le ayuda a definir un alcance adecuado.