Prestataire et champ d’application

Les présentes conditions générales s’appliquent à l’ensemble des prestations et des relations contractuelles entre HERA Accounts et sa clientèle, sauf accord contraire.

Ces conditions générales s’appliquent aux particuliers, aux entreprises, aux indépendants, aux cabinets médicaux, aux institutions et aux autres organisations.

Les accords individuels, les offres, les contrats de mandat et les conditions complémentaires expressément convenues prévalent sur les présentes conditions générales lorsqu’ils contiennent des dispositions différentes.

Les conditions générales de la clientèle ne s’appliquent que si HERA Accounts les a expressément acceptées.

Prestations

HERA Accounts propose notamment des prestations dans les domaines suivants :

• Comptabilité financière et tenue courante des comptes.
• Clôtures annuelles et assistance administrative.
• Gestion des salaires et décomptes correspondants.
• Déclarations fiscales et conseil fiscal.
• Conseil en création d’entreprise et accompagnement entrepreneurial.
• Gestion et conseil dans le domaine immobilier.
• Accompagnement financier et administratif des cabinets médicaux et des organisations du secteur de la santé.
• Planification successorale et accompagnement des transmissions et successions.
• Numérisation, automatisation et optimisation des processus administratifs.

L’étendue concrète des prestations résulte de l’offre, du contrat de mandat, de la confirmation de commande ou de tout autre accord documenté.

Les prestations qui n’ont pas été expressément convenues ne font pas partie du mandat.

Conclusion du contrat

Les informations figurant sur le site internet, les descriptions générales des prestations et les renseignements sans engagement ne constituent pas, en eux-mêmes, une offre contractuelle contraignante.

Un contrat est conclu lorsqu’une offre est acceptée, qu’un contrat de mandat est signé, qu’une commande est expressément confirmée ou qu’une collaboration est convenue d’une autre manière vérifiable.

Les accords peuvent être conclus par écrit, par voie électronique ou, lorsque la loi le permet, oralement.

Une demande transmise par le formulaire de contact ou par e-mail ne constitue pas, à elle seule, un mandat.

Avant d’accepter un mandat, HERA Accounts peut demander des informations ou des documents complémentaires nécessaires à l’évaluation de la prestation.

Exécution des prestations

HERA Accounts fournit les prestations convenues avec soin, professionnalisme et sur la base des informations disponibles au moment de leur exécution.

Sauf accord contraire, HERA Accounts est tenue à une obligation de diligence, mais ne garantit pas un résultat économique, fiscal ou commercial déterminé.

Les recommandations et appréciations reposent sur les documents disponibles, les faits communiqués et les dispositions légales et administratives connues au moment concerné.

Les modifications législatives, administratives, jurisprudentielles ou économiques peuvent nécessiter des adaptations ultérieures.

Une surveillance continue de ces changements après la fin d’un mandat ponctuel n’est assurée que si elle a été expressément convenue.

Obligations de collaboration de la clientèle

La clientèle fournit à HERA Accounts, dans les délais, l’ensemble des informations, documents, justificatifs, accès et renseignements nécessaires aux prestations convenues. Ces éléments doivent être complets et exacts.

Selon le mandat, cela comprend notamment :

• Les documents comptables et commerciaux.
• Les documents fiscaux et les informations relatives à la situation personnelle ou professionnelle.
• Les données salariales, les informations concernant les assurances sociales et les données du personnel.
• Les contrats, les courriers des autorités et les délais applicables.
• Les informations relatives aux biens immobiliers, au patrimoine ou aux participations dans des entreprises.
• Les procurations et autorisations nécessaires à l’exécution du mandat.

La clientèle informe sans délai HERA Accounts de tout changement susceptible d’influencer l’exécution du mandat.

HERA Accounts peut présumer que les informations et documents transmis sont exacts et complets, sauf en présence d’indices manifestes du contraire.

Une vérification complète de l’authenticité, de l’intégralité ou de l’exactitude matérielle des documents n’est effectuée que si elle a été expressément convenue.

Rendez-vous et délais

Le respect des délais convenus suppose que tous les documents et renseignements nécessaires soient disponibles en temps utile et dans leur intégralité.

HERA Accounts ne surveille ou ne respecte les délais administratifs, fiscaux ou contractuels que si cette tâche fait expressément partie du mandat et si les documents nécessaires lui ont été remis suffisamment tôt.

La remise tardive de documents ou l’absence d’informations nécessaires peut entraîner un retard dans le traitement.

Dans les limites autorisées par la loi, HERA Accounts décline toute responsabilité pour les conséquences résultant exclusivement d’informations tardives, incomplètes ou incorrectes fournies par la clientèle.

Le travail supplémentaire lié à des demandes urgentes, à des documents transmis tardivement ou à des corrections nécessaires peut être facturé séparément après information préalable de la clientèle.

Honoraires et tarifs

La rémunération est déterminée selon l’offre acceptée, le contrat de mandat, le forfait ou le tarif horaire convenu.

En l’absence de forfait, les prestations sont facturées en fonction du travail effectivement réalisé.

Les estimations de coûts sont indicatives, sauf lorsqu’elles sont expressément désignées comme forfait contraignant.

Si un dépassement important d’une estimation apparaît probable, HERA Accounts en informe la clientèle en temps utile, lorsque les circonstances le permettent.

Les frais de tiers, les taxes administratives, les frais d’inscription, les frais d’envoi et les autres dépenses nécessaires sont facturés en supplément, sauf s’ils sont expressément compris dans un forfait.

Tous les prix sont indiqués en francs suisses, sauf accord contraire.

HERA Accounts n’est actuellement pas assujettie à la taxe sur la valeur ajoutée. Aucune TVA n’est donc actuellement facturée. En cas d’assujettissement futur, la TVA légalement due sera indiquée et facturée à partir de la date applicable, dans la mesure autorisée par la loi et par le contrat.

Facturation et conditions de paiement

HERA Accounts peut facturer ses prestations à la fin d’un mandat, périodiquement, après certaines étapes de travail ou conformément à un accord individuel.

Les factures sont payables sans déduction dans les 30 jours suivant leur date d’émission, sauf si un autre délai a été convenu.

En cas de retard de paiement, HERA Accounts peut réclamer des intérêts moratoires ainsi que les frais raisonnables de rappel ou de poursuite effectivement engagés, conformément aux dispositions légales.

En cas de factures impayées, HERA Accounts peut suspendre temporairement de nouvelles prestations après information préalable, pour autant que les obligations légales impératives et les intérêts de la clientèle soient respectés.

Pour des mandats importants ou dans des circonstances particulières, une avance ou un paiement partiel raisonnable peut être convenu.

Prestations complémentaires

Les prestations qui ne font pas partie de l’étendue contractuelle convenue constituent des prestations complémentaires.

Il peut notamment s’agir :

• De corrections ultérieures liées à des informations modifiées ou incomplètes.
• De réunions supplémentaires ou d’analyses particulières.
• De correspondance complémentaire avec des autorités, des assurances ou d’autres organismes.
• Du traitement de documents incomplets ou non classés.
• De demandes urgentes ou de travaux administratifs supplémentaires.

Les prestations complémentaires sont facturées séparément après accord préalable ou selon les tarifs convenus dans le mandat.

Recours à des tiers

HERA Accounts peut faire appel à des tiers qualifiés, à des spécialistes ou à des prestataires techniques lorsque cela est nécessaire ou approprié pour la bonne exécution du mandat.

Si l’intervention de tiers entraîne des frais supplémentaires ou nécessite la communication d’informations particulièrement confidentielles, la clientèle en est informée à l’avance et son accord est demandé lorsque cela est nécessaire.

Les obligations légales de confidentialité et les exigences en matière de protection des données demeurent réservées.

Outils numériques et processus automatisés

HERA Accounts peut utiliser des solutions numériques de comptabilité, de gestion et de communication, ainsi que des outils automatisés, afin de traiter efficacement les mandats.

Ces systèmes servent à faciliter les processus administratifs, à structurer les informations et à optimiser les tâches qui s’y prêtent.

Les appréciations professionnelles, les décisions importantes et la responsabilité du mandat restent assumées par HERA Accounts ou par les spécialistes compétents.

Des informations personnelles ou confidentielles ne sont saisies dans ces systèmes ou transmises à leurs prestataires que si cela est nécessaire au mandat, si des garanties contractuelles et de protection des données appropriées existent et si le consentement nécessaire a été obtenu.

Les données personnelles sensibles, notamment les données relatives à la santé ou aux patients, ne sont traitées que dans le respect des exigences légales et contractuelles applicables.

Cabinets médicaux et secteur de la santé

Pour les mandats concernant les cabinets médicaux, les cliniques et les autres organisations du secteur de la santé, HERA Accounts tient compte des exigences particulières en matière de confidentialité, de sécurité des données et d’organisation.

La responsabilité des décisions médicales, du traitement des patients, des obligations professionnelles et de la gestion conforme aux règles applicables reste assumée par la clientèle ou par les personnes responsables.

HERA Accounts ne fournit pas de conseil médical et n’assume aucune responsabilité pour des décisions diagnostiques, thérapeutiques ou organisationnelles de nature médicale, sauf accord contraire exprès et légalement admissible.

Les données relatives aux patients ne peuvent être transmises que si cela est nécessaire au mandat, autorisé par la loi et effectué par un moyen de transmission approprié.

Confidentialité

HERA Accounts traite de manière confidentielle les informations et documents obtenus dans le cadre d’un mandat.

Une communication à des tiers n’a lieu que si elle est nécessaire à l’exécution du mandat, si le consentement correspondant a été donné ou si une obligation légale l’exige.

L’obligation de confidentialité demeure applicable après la fin du mandat, sous réserve des obligations légales de divulgation ou de renseignement.

La clientèle s’engage également à ne pas communiquer à des tiers non concernés les informations confidentielles, documents ou méthodes de travail de HERA Accounts sans son accord.

Protection des données

HERA Accounts traite les données personnelles conformément aux dispositions applicables en matière de protection des données et dans la mesure nécessaire à l’exécution du mandat, à la communication ou au respect des obligations légales.

Les modalités du traitement des données sont précisées dans notre politique de confidentialité.

Lorsque la nature du mandat nécessite des accords complémentaires relatifs au traitement des données ou à la confidentialité, ceux-ci sont conclus séparément.

Communication et transmission électronique

HERA Accounts et sa clientèle peuvent communiquer personnellement, par e-mail, au moyen de plateformes numériques appropriées ou par d’autres moyens convenus.

La transmission électronique d’informations peut présenter des risques de sécurité. En l’absence d’un mode de transmission spécifique convenu, HERA Accounts peut utiliser les moyens de communication habituels.

Les documents particulièrement confidentiels, les données financières sensibles et les données personnelles sensibles doivent être transmis au moyen d’un canal adapté aux risques concernés.

Les changements d’adresse e-mail, de personne de contact ou de coordonnées doivent être communiqués à HERA Accounts en temps utile.

Responsabilité

HERA Accounts répond, conformément aux dispositions légales applicables, des dommages résultant d’une violation fautive de ses obligations contractuelles ou légales.

La responsabilité en cas d’intention ou de négligence grave n’est pas exclue.

Dans les limites autorisées par la loi, la responsabilité en cas de négligence légère se limite aux dommages prévisibles directement causés par la violation des obligations. Les dispositions légales impératives, notamment celles protégeant les particuliers, demeurent réservées.

HERA Accounts ne répond pas des conséquences résultant d’informations incorrectes, incomplètes ou transmises tardivement par la clientèle, sauf si elle en est elle-même responsable.

HERA Accounts ne répond pas non plus des décisions prises par des autorités, des banques, des assurances ou d’autres tiers, pour autant qu’elle n’ait pas exercé d’influence fautive sur ces décisions.

Une limitation ou un plafond de responsabilité peut être convenu dans un contrat de mandat individuel lorsque cela est légalement admissible et approprié à la relation contractuelle concernée.

Force majeure et incidents techniques

Si une prestation ne peut pas être fournie ou ne peut pas être fournie dans les délais en raison d’événements extraordinaires, de pannes techniques, de décisions des autorités ou d’autres circonstances échappant au contrôle raisonnable de HERA Accounts, la clientèle en est informée dès que possible.

Les parties s’efforcent alors de trouver une solution appropriée et, lorsque cela est possible, d’adapter les délais convenus.

Les droits légaux impératifs demeurent réservés.

Durée du contrat et résiliation

Les mandats ponctuels prennent généralement fin lorsque la prestation convenue a été exécutée, sauf si une collaboration complémentaire a été prévue.

Les mandats continus sont conclus pour la durée convenue individuellement ou, en l’absence de durée déterminée, pour une période indéterminée.

Lorsque la relation contractuelle constitue un mandat au sens du Code des obligations suisse, chaque partie peut en principe le révoquer ou le résilier en tout temps.

En cas de résiliation en temps inopportun, les conséquences prévues par la loi demeurent réservées.

Les délais de résiliation convenus individuellement ne s’appliquent que dans la mesure où ils sont compatibles avec le droit impératif et la nature du contrat.

Les prestations déjà fournies, les dépenses nécessaires et le travail accompli jusqu’à la fin du mandat restent dus.

Après la fin du mandat, les documents sont restitués ou rendus accessibles conformément aux obligations légales et contractuelles.

Documents et conservation

Les documents originaux remis à HERA Accounts par la clientèle sont restitués à la fin du mandat, sauf accord contraire.

HERA Accounts peut conserver des copies, des documents de travail ou des éléments relatifs au mandat lorsque la loi l’exige, lorsque cela est nécessaire pour documenter son activité ou pour préserver des intérêts légitimes.

Les obligations légales de conservation incombant à la clientèle ne sont pas automatiquement transférées à HERA Accounts.

L’archivage à long terme, la gestion des documents ou leur mise à disposition électronique ne sont assurés que s’ils ont été expressément convenus.

Droits sur les résultats du travail

La clientèle peut utiliser, pour la finalité convenue, les documents, analyses et résultats préparés spécifiquement pour elle.

Les modèles généraux, méthodes, concepts, outils de calcul et instruments internes de HERA Accounts restent sa propriété, sauf accord contraire.

Les droits légaux de restitution et les droits de la clientèle sur ses propres documents demeurent réservés.

Modification des conditions générales

HERA Accounts peut modifier les présentes conditions générales pour les futurs contrats.

Pour les mandats en cours, les modifications ne s’appliquent que si elles sont communiquées à la clientèle et valablement convenues conformément aux exigences légales.

Les modifications ne peuvent pas restreindre les droits légaux impératifs des particuliers.

La version actuelle est publiée sur le site internet de HERA Accounts.

Droit applicable et for juridique

Les relations contractuelles avec HERA Accounts sont soumises au droit suisse.

Pour les litiges avec des entreprises, des indépendants ou d’autres personnes agissant à titre professionnel, les tribunaux compétents du lieu d’activité de HERA Accounts sont compétents dans la mesure autorisée par la loi.

Pour les particuliers, les fors prévus par la loi s’appliquent. Les dispositions impératives ou semi-impératives protégeant les consommateurs demeurent expressément réservées.

Contact et informations légales

Pour toute question concernant les présentes conditions générales ou un mandat existant, vous pouvez nous contacter à l’adresse suivante :

Vous trouverez des informations complémentaires sur HERA Accounts et sur le traitement des données personnelles dans les documents suivants :