Fornitrice dei servizi e ambito di applicazione

Le presenti condizioni generali, di seguito CG, si applicano a tutti i servizi e ai rapporti contrattuali tra HERA Accounts e la propria clientela, salvo accordi differenti.

Le CG si applicano ai clienti privati, alle imprese, ai lavoratori indipendenti, agli studi medici, alle istituzioni e ad altre organizzazioni.

Gli accordi individuali, le offerte, i contratti di mandato o le condizioni supplementari espressamente concordate prevalgono sulle presenti CG nella misura in cui se ne discostano.

Eventuali condizioni generali differenti della clientela si applicano soltanto se HERA Accounts le ha accettate espressamente.

Servizi

HERA Accounts offre in particolare servizi nei seguenti settori:

• Contabilità finanziaria e tenuta corrente della contabilità.
• Bilanci annuali e supporto amministrativo.
• Amministrazione salariale e relativi conteggi.
• Dichiarazioni d’imposta e consulenza fiscale.
• Consulenza per la costituzione di imprese e per questioni imprenditoriali.
• Servizi amministrativi e di consulenza in ambito immobiliare.
• Assistenza finanziaria e amministrativa a studi medici e ad altre organizzazioni del settore sanitario.
• Pianificazione successoria e supporto nella preparazione di passaggi di consegne e questioni ereditarie.
• Digitalizzazione, automazione e ottimizzazione dei processi amministrativi.

L’effettiva portata dei servizi risulta dalla rispettiva offerta, dall’accordo di mandato, dalla conferma dell’incarico o da un altro accordo documentato.

I servizi non espressamente concordati non fanno parte del mandato.

Conclusione del contratto

Le informazioni pubblicate sul sito internet, le descrizioni generali dei servizi e le informazioni fornite senza impegno non costituiscono, di norma, un’offerta vincolante.

Un contratto si considera concluso quando viene accettata un’offerta, sottoscritto un accordo di mandato, confermato espressamente un incarico oppure concordata una collaborazione in altra forma verificabile.

Gli accordi possono essere conclusi per iscritto, in formato elettronico oppure, nella misura consentita dalla legge, verbalmente.

Una richiesta inviata tramite il modulo di contatto o per e-mail non determina, di per sé, l’instaurazione di un rapporto di mandato.

Prima di accettare un mandato, HERA Accounts può richiedere ulteriori informazioni o documenti, nella misura necessaria per valutare l’incarico.

Erogazione dei servizi

HERA Accounts fornisce i servizi concordati con diligenza, competenza e sulla base delle informazioni disponibili al momento della loro erogazione.

Salvo diverso accordo esplicito, HERA Accounts è tenuta a svolgere la propria attività con diligenza, senza garantire un determinato risultato economico, fiscale o commerciale.

Le raccomandazioni e le valutazioni si basano sui documenti disponibili, sui fatti comunicati e sulle disposizioni legislative e amministrative conosciute al momento.

Modifiche legislative, indicazioni delle autorità, prassi, giurisprudenza o cambiamenti delle circostanze economiche possono rendere necessari adeguamenti successivi.

Dopo la conclusione di un singolo incarico, tali modifiche vengono monitorate continuativamente soltanto se ciò è stato espressamente concordato.

Obblighi di collaborazione della clientela

La clientela mette tempestivamente a disposizione di HERA Accounts tutte le informazioni, i documenti, i giustificativi, gli accessi e le indicazioni necessari per l’esecuzione dei servizi concordati, in modo completo e veritiero.

A seconda del mandato, possono rientrarvi in particolare:

• Documentazione contabile e documenti commerciali.
• Documenti fiscali e informazioni sulla situazione personale o aziendale.
• Dati salariali, previdenziali e relativi al personale.
• Contratti, comunicazioni delle autorità e scadenze.
• Informazioni su immobili, patrimoni o partecipazioni societarie.
• Procure o autorizzazioni, nella misura necessaria all’esecuzione del mandato.

La clientela informa tempestivamente HERA Accounts di qualsiasi cambiamento che possa influire sull’esecuzione del mandato.

In linea di principio, HERA Accounts può presumere che le informazioni e i documenti trasmessi siano corretti e completi, salvo evidenti indicazioni contrarie.

Una verifica approfondita dell’autenticità, della completezza o della correttezza sostanziale dei documenti viene effettuata soltanto se espressamente concordata.

Termini e scadenze

Il rispetto dei termini concordati presuppone che tutte le informazioni e i documenti necessari siano disponibili tempestivamente e in forma completa.

Le scadenze amministrative, fiscali o contrattuali vengono monitorate o gestite da HERA Accounts soltanto se ciò rientra nel mandato espressamente concordato e se i documenti necessari sono disponibili per tempo.

La consegna tardiva dei documenti o la mancanza di informazioni necessarie può comportare ritardi nell’elaborazione.

Nella misura consentita dalla legge, HERA Accounts non si assume alcuna responsabilità per conseguenze riconducibili esclusivamente a informazioni tardive, incomplete o errate fornite dalla clientela.

Il lavoro supplementare dovuto a incarichi urgenti, documenti consegnati in ritardo o correzioni necessarie può essere fatturato separatamente previa comunicazione.

Onorari e prezzi

Il compenso è determinato in base all’offerta concordata, all’accordo di mandato, a un importo forfettario oppure alla tariffa oraria stabilita.

Qualora non sia stato concordato un importo forfettario, i servizi vengono fatturati in base al lavoro effettivamente svolto.

Le stime dei costi non sono vincolanti, salvo che siano espressamente indicate come importi forfettari vincolanti.

Qualora si preveda un superamento significativo di una stima dei costi comunicata, HERA Accounts ne informa tempestivamente la clientela, per quanto possibile in considerazione delle circostanze.

Le spese di terzi, le tasse amministrative, i costi di registrazione, le spese di spedizione e altri esborsi necessari vengono fatturati separatamente, salvo che siano espressamente inclusi in un importo forfettario concordato.

Tutti i prezzi sono indicati in franchi svizzeri, salvo diverso accordo.

HERA Accounts non è attualmente assoggettata all’imposta sul valore aggiunto. Pertanto, al momento non viene addebitata alcuna IVA. Qualora in futuro sorga un obbligo di assoggettamento, l’IVA legalmente dovuta sarà indicata separatamente e fatturata a partire dalla data applicabile, nella misura consentita dalla legge e dal contratto.

Fatturazione e condizioni di pagamento

HERA Accounts può fatturare i servizi al termine di un incarico, periodicamente, al raggiungimento di determinate fasi di lavoro oppure secondo gli accordi individuali.

Le fatture devono essere pagate entro 30 giorni dalla data di emissione, senza deduzioni, salvo diverso termine di pagamento concordato.

In caso di ritardo nel pagamento, HERA Accounts può richiedere, conformemente alle disposizioni di legge, interessi di mora e il rimborso delle spese di sollecito o di esecuzione effettivamente sostenute e ragionevoli.

In presenza di pagamenti arretrati, HERA Accounts può sospendere temporaneamente ulteriori servizi previa comunicazione, purché non vengano violate disposizioni imperative e gli interessi della clientela siano adeguatamente considerati.

Per mandati particolarmente estesi o in circostanze particolari può essere concordato un adeguato pagamento anticipato o parziale.

Servizi supplementari

I servizi non compresi nelle prestazioni concordate sono considerati servizi supplementari.

Possono comprendere, ad esempio:

• Correzioni successive dovute a informazioni modificate o incomplete.
• Colloqui supplementari o analisi straordinarie.
• Corrispondenza aggiuntiva con autorità, assicurazioni o altri enti.
• Organizzazione di documenti non ordinati o incompleti.
• Incarichi urgenti o ulteriori attività amministrative.

I servizi supplementari vengono fatturati separatamente, previo accordo o in conformità alle tariffe stabilite nel mandato.

Ricorso a terzi

Se necessario, HERA Accounts può avvalersi di terzi qualificati, specialisti o fornitori di servizi tecnici, nella misura in cui ciò sia necessario o opportuno per la corretta esecuzione di un mandato.

Qualora il coinvolgimento di terzi comporti costi supplementari o richieda la comunicazione di informazioni particolarmente riservate, la clientela viene informata preventivamente e, se necessario, viene richiesto il suo consenso.

Restano riservati gli obblighi legali di riservatezza e le disposizioni in materia di protezione dei dati.

Strumenti digitali e processi automatizzati

Per gestire i mandati in modo efficiente, HERA Accounts può utilizzare soluzioni digitali per la contabilità, l’amministrazione e la comunicazione, nonché strumenti automatizzati.

L’utilizzo di tali sistemi serve a supportare i processi amministrativi, strutturare le informazioni e rendere più efficienti le attività idonee.

Le valutazioni professionali, le decisioni fondamentali e la responsabilità legata al mandato rimangono in capo a HERA Accounts o ai professionisti competenti.

Le informazioni personali o riservate vengono inserite in tali sistemi o trasmesse ai relativi fornitori soltanto se ciò è necessario per il mandato specifico, se sono previste adeguate misure di protezione contrattuali e dei dati e se è stato ottenuto l’eventuale consenso necessario.

I dati personali degni di particolare protezione, segnatamente i dati sanitari o i dati dei pazienti, vengono trattati esclusivamente nel rispetto dei requisiti legali e contrattuali applicabili.

Studi medici e settore sanitario

Per i mandati relativi a studi medici, cliniche e altre organizzazioni del settore sanitario, HERA Accounts tiene conto delle particolari esigenze in materia di riservatezza, sicurezza dei dati e processi organizzativi.

La responsabilità per le decisioni mediche, i trattamenti dei pazienti, gli obblighi professionali e la gestione conforme alla legge della struttura sanitaria rimane in capo alla clientela o alle persone responsabili.

HERA Accounts non fornisce consulenza medica e non si assume alcuna responsabilità per decisioni diagnostiche, terapeutiche o medico-organizzative, salvo diverso accordo esplicito consentito dalla legge.

I dati dei pazienti possono essere trasmessi soltanto se ciò è necessario per il mandato specifico, se è consentito dalla legge e se viene utilizzato un canale di trasmissione adeguato.

Riservatezza

HERA Accounts tratta in modo riservato le informazioni e i documenti acquisiti nell’ambito di un mandato.

Le informazioni vengono comunicate a terzi soltanto nella misura necessaria all’esecuzione del mandato, in presenza del relativo consenso oppure in virtù di un obbligo legale.

L’obbligo di riservatezza permane anche dopo la conclusione del mandato, purché non sussistano obblighi legali di divulgazione o informazione.

Anche la clientela si impegna a non divulgare a terzi non coinvolti, senza autorizzazione, informazioni riservate, documenti o metodi di lavoro di HERA Accounts.

Protezione dei dati

HERA Accounts tratta i dati personali conformemente alle disposizioni applicabili in materia di protezione dei dati e nella misura necessaria all’esecuzione del mandato, alla comunicazione o all’adempimento degli obblighi legali.

Ulteriori dettagli sul trattamento dei dati sono disponibili nell’informativa sulla privacy di HERA Accounts.

Qualora la natura del mandato richieda ulteriori accordi sul trattamento dei dati o sulla riservatezza, questi saranno conclusi separatamente.

Comunicazione e trasmissione elettronica

La comunicazione tra HERA Accounts e la clientela può avvenire di persona, per e-mail, tramite piattaforme digitali adeguate oppure attraverso altri canali concordati.

La trasmissione elettronica delle informazioni può comportare rischi per la sicurezza. Qualora non sia stata concordata una particolare modalità di trasmissione, HERA Accounts può utilizzare i consueti mezzi di comunicazione.

I documenti particolarmente riservati, i dati finanziari sensibili e i dati personali degni di particolare protezione devono essere scambiati attraverso un canale adeguato al rispettivo livello di rischio.

Eventuali cambiamenti degli indirizzi e-mail, delle persone di contatto o dei recapiti devono essere comunicati tempestivamente a HERA Accounts.

Responsabilità

Conformemente alle disposizioni legali applicabili, HERA Accounts risponde dei danni derivanti da una violazione colposa di obblighi contrattuali o legali.

La responsabilità per dolo o negligenza grave non è esclusa.

In caso di negligenza lieve, HERA Accounts risponde, nella misura consentita dalla legge, dei danni prevedibili e direttamente causati dalla violazione dei propri obblighi. Restano riservate le disposizioni imperative di tutela, in particolare a favore dei clienti privati.

HERA Accounts non risponde delle conseguenze derivanti da informazioni errate, incomplete o trasmesse in ritardo dalla clientela, salvo che tali conseguenze siano imputabili alla stessa HERA Accounts.

È inoltre esclusa la responsabilità per decisioni adottate da autorità, banche, assicurazioni o altri soggetti terzi, purché HERA Accounts non abbia influito sulla loro adozione violando i propri obblighi.

Una limitazione della responsabilità o un massimale possono essere concordati in un accordo di mandato individuale, nella misura consentita dalla legge e adeguata al rapporto contrattuale concreto.

Forza maggiore e problemi tecnici

Qualora un servizio non possa essere fornito, o non possa essere fornito tempestivamente, a causa di eventi straordinari, guasti tecnici, disposizioni delle autorità o altre circostanze al di fuori del ragionevole controllo di HERA Accounts, la clientela viene informata il prima possibile.

In tali casi, le parti si impegnano a individuare una soluzione adeguata e, se possibile, a modificare i termini concordati.

Restano riservati i diritti inderogabili previsti dalla legge.

Durata e cessazione del contratto

I singoli incarichi terminano di norma con l’erogazione del servizio concordato, salvo che sia stata pattuita una collaborazione ulteriore.

I mandati continuativi hanno la durata concordata individualmente oppure, in assenza di una scadenza, si intendono a tempo indeterminato.

Qualora il rapporto contrattuale costituisca un mandato ai sensi del Codice delle obbligazioni svizzero, ciascuna parte può, in linea di principio, revocarlo o disdirlo in qualsiasi momento.

In caso di cessazione in tempo inopportuno, restano riservate le conseguenze previste dalla legge.

I termini di disdetta concordati individualmente si applicano soltanto nella misura in cui siano compatibili con il diritto imperativo e con la natura del rapporto contrattuale.

Rimangono dovuti i compensi per i servizi già prestati, le spese necessarie e il lavoro svolto fino alla cessazione del mandato.

Dopo la conclusione del mandato, i documenti vengono restituiti o resi accessibili conformemente agli obblighi legali e contrattuali.

Documenti e conservazione

I documenti originali ricevuti dalla clientela vengono restituiti al termine del mandato, salvo diverso accordo.

HERA Accounts può conservare copie, documenti di lavoro o documentazione relativa al mandato, nella misura in cui ciò sia previsto dalla legge, necessario per documentare l’attività svolta o richiesto dalla tutela di interessi legittimi.

Gli obblighi legali di conservazione della clientela non vengono automaticamente assunti da HERA Accounts nell’ambito della collaborazione.

L’archiviazione permanente, l’amministrazione o la messa a disposizione elettronica di documenti vengono garantite soltanto se espressamente concordate.

Diritti sui risultati del lavoro

La clientela può utilizzare i documenti, le analisi e i risultati del lavoro realizzati individualmente per le finalità concordate.

Salvo diverso accordo, i modelli generali, i metodi, i concetti, i sistemi di calcolo e gli strumenti di lavoro interni di HERA Accounts rimangono di proprietà di HERA Accounts.

Restano impregiudicati i diritti legali della clientela alla consegna dei documenti e i diritti relativi alla propria documentazione.

Modifiche delle condizioni generali

HERA Accounts può modificare le presenti CG per i contratti conclusi in futuro.

Per i mandati in corso, le modifiche si applicano soltanto se vengono comunicate alla clientela e concordate validamente in conformità ai requisiti di legge.

Le modifiche non possono limitare i diritti inderogabili riconosciuti dalla legge ai clienti privati.

La versione aggiornata viene pubblicata sul sito internet di HERA Accounts.

Diritto applicabile e foro competente

Ai rapporti contrattuali con HERA Accounts si applica il diritto svizzero.

Per le controversie con imprese, lavoratori indipendenti e altri clienti che agiscono a titolo professionale, sono competenti, nella misura consentita dalla legge, i tribunali materialmente competenti del luogo in cui HERA Accounts ha la propria sede o svolge la propria attività.

Per i clienti privati si applicano i fori previsti dalla legge. Restano espressamente riservate le disposizioni imperative o parzialmente imperative a tutela dei consumatori.

Contatti

Per domande sulle presenti condizioni generali o su un mandato esistente, può contattarci ai seguenti recapiti: